「上司への週報、なかなかまとまらない」「頑張ったことをうまく言葉にできない」――そんな経験はありませんか。報告書は、事実を並べるだけでは伝わりません。相手が理解しやすい順番で、簡潔にまとめることが大切です。ChatGPTを使えば、報告書づくりの“最初のハードル”をぐっと下げられます。ここではAIに整理を手伝ってもらいながら、自分の言葉で“伝わる報告書”を仕上げる手順を紹介します。
1. 言いたいことを三つに整理してみましょう
最初の一歩は、「何を報告したいのか」をざっくりと書き出すことです。成果、課題、次の行動の三つを意識してみましょう。営業担当なら「今週の受注状況」「お客様からの要望」「来週の訪問計画」といった形です。ChatGPTには、メモのような箇条書きを貼り付けて次のように依頼してください。
例：「次のメモから要点を3つに整理して、各項目に短い見出しをつけてください」
これだけでAIが自然な流れで文章を整えてくれます。最初に三つへ絞ると、重複が減り、あとからの書き直しも少なくなります。
2. 骨格をAIに作ってもらいましょう
要点がまとまったら、次は全体の骨格です。基本の型は「背景→結果→課題→次のアクション」。この順番を意識するだけで読みやすくなります。ChatGPTには次のように頼んでください。
例：「次の3つの要点をもとに、報告書の章立て案を作ってください。各章は200字前後でまとめてください」
AIが“章タイトル＋本文”を提案してくれるので、そのままWordに流し込めます。数字や日付、固有名詞は自分で追記して信頼性を高めましょう。AIは流れづくりが得意、人は事実の確認が得意。分担すると短時間でも質が安定します。
3. 読み手に合わせてトーンを整えましょう
最後は読み手に合わせた微調整です。経営層には結論を先に短く、チーム向けには経過や気づきを丁寧に。ChatGPTは相手を指定するだけでトーンを整えてくれます。
例：「次の文章を、経営層向けに150字でまとめてください。現場向けにもカジュアルに言い換えてください」
社外提出では、丁寧語や数字・日付の表記も重要です。「敬語を整えてください」「半角数字に統一してください」と依頼すれば、細かな表現まで揃います。誤字脱字のチェックも一緒にお願いしておきましょう。
報告書は「三点に絞る → 骨格を作る → トーンを整える」の三段で十分です。ChatGPTを“整理のパートナー”にすれば、考える時間は減り、伝わる文章が増えます。まずは今日の打ち合わせメモを貼り付けて、「要点を3つにまとめてください」と話しかけてみてください。最初の一歩だけで、仕事の報告がぐっと楽になります。