AIを使って文章を整えるとき、大切なのは“うまく書く”よりも“伝わるように書く”ことです。AIは言葉をきれいに並べるだけでなく、構成やトーン、要点の整理もサポートしてくれます。ここでは、AIを「編集のパートナー」として活用する考え方を紹介します。
1. 相手に合わせて文体を調整しましょう
まずは「誰に読んでもらう文章なのか」をAIに伝えてください。相手が顧客なのか、上司なのか、社内メンバーなのかを一言添えるだけで、言葉のトーンが自然に変わります。
例：「次の文章を、お客様向けに安心感のあるトーンで書き直してください」
相手の立場や関係性を伝えるだけで、AIが言葉の距離感をうまく調整してくれます。
2. 構成をAIに相談してみましょう
文章の流れに迷ったら、AIに段落の順番や見出し案を考えてもらいましょう。結論→理由→補足の順で並べると、相手に伝わりやすくなります。
例：「次の内容を、結論→理由→補足の順に整理して、見出しを3つつけてください」
見出しを10〜15字ほどで短くまとめると、読みやすくなり検索でも見つけやすくなります。
3. 文章を短く、やさしく整えましょう
冗長な表現や専門用語を減らすだけで、文章はぐっと伝わりやすくなります。主語と述語を近づけて、シンプルな文を心がけましょう。
例：「次の文章を20％短くして、専門語は（ ）内で補足してください」
読み手がすぐに行動できるよう、「何をすればよいか」を1文で示してください。
AIを編集者のように使えば、文章はどんどん伝わりやすくなります。完璧を目指すよりも、“わかりやすく整える”ことを意識してみましょう。小さな一文からでも、AIとの対話を始めてください。